ワンオペ塾のumaです。小さな学習塾経営で生きていくアイデアを発信しています。
今日は、「書面の保護者お知らせを減らすと経費も時間も節約できる」お話です。
ビジネス用LINEアカウントは必須
こちらのポストでも書きましたが、ビジネス用LINEでかなりのコストカットができます。無料です。
保護者案内を書面ではなくLNEでしましょう。単純に紙の節約だけではなく、配布のための準備時間を減らせます。
umaの塾では、以前は「請求書内訳」を紙で用意し、名前のシール印刷・貼り付けをした封筒に入れて渡していました。
はっきり言って、無駄でした・・・
以前勤めていた塾でそうしていたので、「そうするもの」と思い込んでいたようです。
「請求書内訳」の送信は１０分で完了
季節講習や教材費の加算など、授業料が変更になることはよくありますよね。その都度「請求書内訳」を紙なんかで用意せず、LINEで済ませましょう。
明細のエクセル画面をLINE上にコピー＆ペーストするだけで完了します。umaの塾は塾生３０人程度ですから、この作業は１０分もかからず完了します。
ちなみに、windowsだと
①エクセル画面で送信したいセルを選択
②「Ctrl+C」でコピー
③送信したい生徒保護者のLINEチャット画面でメッセージ入力欄をクリック
④「Ctrl+V」で貼り付け
これを生徒ごとにやります。
いちいち「画像にして貼り付け」などする必要がないのが快適ですね。
また、請求書なので「いつもお世話になっております。今月の請求額は以下の通り・・・」云々の文言が必要ですよね。これもあらかじめエクセル画面に入れておきましょう。同じ画面で一緒に貼り付けすれば、メッセージ入力画面で生徒ごとに文字入力する必要もありません。生徒１人につき１貼り付けで完了。サクサク作業を進めていきましょう。
生徒から保護者への渡し忘れトラブルを回避できる
以前、請求書を書面で配布していた頃はどうしても
①自動引落が残高不足
②保護者へ連絡
③「え？金額違うんですか？知りませんけど？」
④「え？明細を子供に渡した？受け取っていませんでした。」
などというケースがありました。「たった今、子どもが出してきました！すみません！」ならまだいいのですが、「もらっていないって言ってますよ、渡し忘れじゃないですか？」など言われたこともありました。
不毛な時間ですよね・・・
確実に保護者に伝わるLINEなら、こんな無駄な時間をカットできます。
配布後に回収が必要な書面でもLINEを活用
umaの塾では、講習会のコース確認・日程の希望確認など、性質上どうしても書面で配布し、生徒と保護者で相談してもらってから回収する必要のある書類があります。
この「往復が必要な書類」でも「提出は用紙提出か画像送信で」としています。そのほうが回収がスムーズです。
また、「本日から、〇〇のお知らせを配布しました。」のようにLINE上で一斉告知ができます。子どもが親に渡し忘れていても親が気づいて子どもから用紙を回収してくれますから「もらっていない！」などのトラブルも皆無です。
締切後の催促も迅速に
回収物の締切が過ぎている生徒にも、LINEで手っ取り早く催促できます。用紙は画像送信してもらえますので、次回の授業のときまで提出を待つ必要もありません。
また、成績表などの確認も、LINEで画像送信してもらえますので効率的に全生徒の成績管理ができます。教室で授業の合間にコピーをとる必要もなくなるので、便利ですよね！
イイコトずくしなので、ぜひビジネスLINEの活用を！
ちなみにumaの塾では、入塾時LINEを使っていない保護者はいませんでした。
お知らせ
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